GASを使って作業効率化？

GAS？ガス？なんでしょう？
GAS（Google Apps Script）とはGoogleが提供するGoogleサービスにカスタム機能を追加したり自動化するためのスクリプトです

EXCELなどでシート上にボタンを配置してクリックすると自動処理が実行されるような、いわゆる「マクロ」というものです

MicrosoftOFFICEではVBA（Visual Basic for Application）というスクリプトがありますね

今回、団地の役員になったのですが、各役員が定例会で活動報告をするのに、各々がメモを読んでそれを書記が議事録を取りながら活動もまとめるというアナログ極まりない方法で行っていましたので、せっかくなら自動化しようと思い作ってみました

各担当が活動報告をメールで送り、それを表に整理するという手もありますが、書記さんが苦労することになるので、Googleフォームに報告を入力してもらうことにしました

Googleフォームはインターネット環境があればPCでもスマホでも入力ができます。活動した日と担当、業務内容だけを入力して送信すると、Googleスプレッドシートに蓄積されます

ただそれだと、この３項目がただ溜まっているだけで日付別担当別の表にはなりません

これを一覧表にするにはEXCELやスプレッドシートの関数を駆使してやれないことはないですが、かなり複雑な関数の組み合わせや、条件が多岐にわたるとうまく配置できない問題が出てきます

そこでマクロをつかって一覧表を作成します

マクロはプログラマーであれば、サクッと作れるレベルの内容なので、今回の処理なら半日くらいで作れると思います

。。。が、自分が作ると不慣れなため、chatGPT先生や参考サイトを見ながら数日かけて作りました

こういった、事務処理を自動化するマクロなどは事務職なら覚えていて損はありませんね

Javascriptがベースなので、難易度も低めではありますが、プログラム言語を覚えるのは敷居は高いかもしれません

ITは苦手というかたは多いと思いますが、ちょっとしたIT化によって、今回もPCを操作できない書記さんや他の役員さんも手書きの書類に書かなくても良くなるので、良い仕事をしたなと思いました

毎年変わる役員ですが、引き継ぎデータはいまだにUSBメモリで渡す文化はリスキーですね

来年の役員さんはまた苦労するんだろうな。。。